SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pengertian Sistem
Menurut Feriyanto
(2002:2) terdapat dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem.
“
Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Sistem menurut
pendekatan ini didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang saling
berkaitan dan berinteraksi satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Definisi kedua lebih menekankan pada prosedur-prosedur, menurut
pendekatan ini sistem diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu tujuan
tertentu”.
Sedangkan
pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:5) adalah
“ Suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan
pokok perusahaan”.
Stephen A.
Mascove dan Mark G. Simkin ( 1984 ) yang dikutip oleh Yogiyanto
(1996:1) mendefinisikan sebagai berikut:
”Sistem adalah
suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk
mencapai tujuan (goal) yang sama”.
John F. Nash dan
Martin B. Roberts ( 1984 ) yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:2)
mendefinisikan sebagai berikut:
” Suatu sistem
adalah sebagai suatu kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk suatu
kesatuan dan keutuhan yang komplek di dalam tingkat tertentu untuk
mengejar tujuan yang umum ”.
Menurut James O.
Hicks, Jr dan Wayne E. Leininger (1986) yang dikutip oleh Yogiyanto
(1996:2) secara abstrak mendefinisikan sebagai berikut:
” Suatu sistem
adalah sebagai kumpulan interaksi dari komponen-komponen yang beroperasi di
dalam suatu batas sistem. Batas sistem akan menyaring
tipe dan dan tingkat arus dari input serta ouput diantara
sistem dengan lingkungannya ” .
Dari definisi
diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari sistem adalah sebagai
berikut :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem
yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk
mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain
yang lebih besar.
Kesimpulan
dari beberapa definisi sistem tersebut diatas adalah bahwa sistem merupakan
kumpulan dari beberapa unsur atau komponen yang berhubungan antara satu
dengan lainnya dan akan membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan
tertentu atau sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua/lebih komponen
yang terjalin satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau bisa
dikatakan bahwa Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan
yaitu menyajikan informasi
Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan
akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau
untuk mengendalikan organisasi/Suatu sistem didalam suato
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung
operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
Karakteristik
Sistem
Menurut Yogiyanto
(1996:7), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu
yaitu :
Komponen Sistem
Suatu
sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem
yang lebih besar yang disebut dengan supra system.
Batas
Sistem
Batas
sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup
dari sistem tersebut
Lingkungan
Luar Sistem
Ligkungan
luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dengan demikian harus
dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.
Penghubung
Sistem
Penghubung
merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan
menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
Masukan
Sistem
Masukan
sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Keluaran
Sistem
Keluaran
adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supra sistem.
Pengolah
Sistem
Sustu
sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai
pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan
laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
SASARAN
SISTEM
Suatu
sistem pasti mempunyai suatu tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari
sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem.
Dari
uraian diatas dapat digambarkan bahwa komponen sistem membentuk suatu sub
sistem dari beberapa sub sistem membentuk batas sistem kemudian diluar batas
sistem ada lingkungan luar sistem, antara sub sistem dengan sub sistem lainnya
ada penghubung sistem agar sistem berfungsi ada masukan sistem yang akan
diaolah dalam sistem untuk dijadikan keluaran atau hasil sistem untuk mengolah
masukan menjadi keluaran membutuhkan pengolah sistem akhirnya akan tercapai
sasaran sistem sebagai tujuan akhir. Sebab tanpa adanya sasaran sistem akan
berjalan tanpa ada gunanya.
Klasifikasi
Sistem
Sistem
dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang menurut Yogiyanto (1996:11)
diantaranya adalah sebagai berikut ini:
A.
Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem
abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
B.
Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem
alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh
manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia
C.
Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu
Sistem
tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi
diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari
sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
D.
Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup adalah merupakan sistem yang
tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara
teoritis sistem tertutup ini ada tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatif tertutup.
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau susbistem yang lainnya.
Karena
sistem ini sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya maka suatu
sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
Dari
uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem dapat diklasifikasi menurut
beberapa sudut pandang yang dianggap sesuai dengan sistem
yang diinginkan yaitu sistem abstrak dan sistem fisik, sistem alamiah dan
sistem buatan manusia, sistem tertentu dan sistem tak tentu serta sistem
tertutup dan sistem terbuka.
Pengendalian
Terhadap Sebuah Sistem
Menurut
Yogiyanto (1996:11) karena sistem tidak ada yang tertutup maka agar sistem
dapat melangsungkan hidupnya, sistem harus mempunyai daya membela diri atau
sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari sistem dapat
berupa pengendalian umpan balik dan pengendalian umpan maju serta pengendalian
pencegahan.
1. Pengendalian umpan balik merupakan proses
mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu.
Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan akan dikoreksi untuk
memperbaiki masukan sistem selanjutnya.
2. Sistem pengendalian umpan maju disebut juga
dengan istilah umpan balik positif yang mencoba mendorong proses dari sistem
supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju
ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. Supaya
keluaran dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak
boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya.
Selama proses terjadi di dalam sistem selalu dilakukan pengamatan dan
cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal
pada keluarannya.
3. Sistem pengendalian pencegahan, kalau sistem
pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya, dan sistem pengendalian
umpan maju mengendlikan prosesnya, maka sistem pengendalian pencegahan mencoba
untuk mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah
hal-hal yang merugikan untuk masuk kedalam sistem.
Kesimpulan
dari pengertian pengendalian sistem adalah pengendalian umpan balik
adalahn proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu
standar tertentu, kemudian pengendalian umpan maju mendorong sistem agar
menghasilkan hasil balik yang positif sedangkan pengendalian pencegahan adalah
mengendalikan sistem sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang
merugikan sistem.
EVOLUSI SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi tidak serta
merta langsung menjadi sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini
melainkan ada tahapan-tahapan perkembangan dari sistem yang terfokus untuk
menghimpun,menyimpan dan memproses data saja sampai terciptanya sistem yang
mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut
terciptalah sistem pendukung keputusan.
Evolusi adalah merupakan kata
yang berasal dari bahasa latin yang artinya membuka gulungan atau membuka
lapisan. Kemudian bahasa itu diserap menjadi bahasa inggris evolution yang
berarti perkembangan secara bertahap.
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan,
diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer
memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori,
penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam
kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang
sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.
Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan
dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada
komputer.
A. Pengertian CBIS
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System
(CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang
berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.
Beberapa
istilah yang terkait
dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan
basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut.
1. Data
Banyak terdapat pengertian
data yang dirangkum dari berbagai sumber. Bagian ini akan mengutip tiga
pengertian data dari sudut pandang yang berbeda-beda.
a. Menurut berbagai kamus bahasa
Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata
“datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan
b. Dari sudut pandang bisnis, terdapat
pengertian data bisnis sebagai berikut : “Business data is an organization's
description of things (resources) and events (transactions) that it faces”.
Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi
tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
c. Pengertian yang lain mengatakan bahwa
“data is the description of things and events that we face”. Data merupakan
deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan
digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
2. Informasi
Berikut juga akan disampaikan
pengertian informasi dari berbagai sumber.
a. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya
Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and
Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk
yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di
dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
b. Menurut Barry E. Cushing dalam buku
Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa
informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang
diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
c. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden
dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu
kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
d. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin
dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan
informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Dari keempat pengertian
seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari
pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat
bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
3. Sistem
Sistem merupakan
entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang
saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan
unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.
4. Sistem Informasi
Sistem Informasi
merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar
subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang
berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang
membutuhkannya.
5. Berbasis Komputer
Sistem Informasi
“berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting
dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi
memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada
prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat
berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat
dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah
“computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
B. Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis
Komputer, Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
SIA adalah
sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai
pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA
atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya
melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data
dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA
menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA
adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan
informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan
kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
Pengumpulan Data
Setiap
tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka
kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan
sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan
transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap
tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Adalah
tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi:
• Classification, identifikasi dan pengelompokan
data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.
• Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu
berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
• Calculating, operasi aritmetika dan logika
yang dilakukan pada eleem data.
• Summarizing, penyimpulan data sehingga
dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.
Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam
media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk
database.
Penyediaan Dokumen
SIA
menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun
diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika
terjadi sesuatu.
• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat
tertentu.
Karakteristik SIA
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah
minimal.
Peran SIA Dalam CBIS
• SIA menghasilkan beberapa output informasi
dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk
digunakan dalam pemecahan masalah.
2. Sistem Informasi Manajemen
Adalah
suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu
entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin
terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan
periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi
tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan
masalah.
Semua
informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area
fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen
(operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer)
SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi
data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem
informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan
lain misalnya dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM
menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang
berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software
untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk
mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak
berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
SIM & EntIS
SIM
akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah
terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu
database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM
merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks
yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi
Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk
menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan
periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari
timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu,
SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini
menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan
khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan
kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query
database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau
baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada
masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari
laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan
pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan
seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management
by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.
• Laporan jika terjadi pengecualian, seperti
pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
• Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan
suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki
nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
• Laporan berdasarkan pengelompokan suatu
pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian
pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih
dari 90 hari.
• Laporan yang menunjukan variansi dari normal,
misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan
dan penjualan sebenarnya.
Model Matematika
Jenis
software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat
dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan,
dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat
dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel
waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model
matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau
model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan
diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya
diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan
walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan
menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat
memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini
masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut
juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian
keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak
mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal
itu.
Model EOQ
adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model
matematika akan memperoleh keuntungan:
• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk
mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah
keputusan dibuat.
• Model menyediakan daya prediksi yang tidak
dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
• Model lebih murah dari pada metode trial and
error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari
keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan
model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang
mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas
informasi yang dihasilkannya.
• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang
tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap
tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya
dengan operator-operator matematika yang tepat.
Output Model
Simulasi
model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
• Output tabel, yaitu output berupa tampilan
huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
• Output Grafik, muncul setelah era komputer
WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi
suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
• Menyimpulkan dengan cepat
• Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
• Meramalkan suatu kejadian.
• Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa &
Dicson adalah:
• Diagram garis/batang, digunakan untuk
menyimpulkan data.
• Diagram garis/batang berkelompok, untuk
melihat trend.
• Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie
chart, untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
• Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk
membandingkan berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
• Gunakan batang horisontal dari pada batang
vertikal saat membandingkan berbagai variabel.
• Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal
untuk memudahkan pembacaan.
• Gunakan garis tunggal atau batang untuk
membandingkan titik-titik data individual antara variabel.
3. Sistem Pendukung Keputusan
Dalam upaya
memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan.
Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau
untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
• Keputusan terprogram, bersifat berulang dan
rutin.
• Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan
tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum
pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan
keputusan, yaitu:
• Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan
untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
• Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan,
dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
• Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian
tindakan diantara alternatif.
• Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang
lalu.
Jenis DSS
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer
mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan
khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat
laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat
dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya
terhadap keuntungan.
• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima
usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari
sebuah model matematika.
• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan
keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah
berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan
database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.
Tujuan DSS
• Membantu manajer membuat keputusan untuk
pemecahan masalah semi terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba
menggantikannya.
• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan
manajer dari pada efisiensinya.
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua
sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna
OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam
mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi
menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan
pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja
terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas
untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan
dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat
menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai
yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan
kontribusi untuk komunikasi antar manajer
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan
komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon,
tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika
dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Aplikasi OA
• Word Processing
• E-Mail
• Voice Mail
• Electronic Calendaring
• Audio Conferencing
• Video Conferencing
• Computer Conferencing
• Facsimile
• Videotex
• Imaging
• Desktop Publishing
5. Sistem Pakar
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki
intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia
manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan
pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah
kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan
tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata
lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami
masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan
terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi
terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan
masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan
manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari
sistem pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
• Menu
• Commands
• Natural Languange
• Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
• Penjelasan dari pertanyaan
• Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat
fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah
yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain
dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan
area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari
sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base
berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji
aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang
digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa
digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.
Contoh Sistem Pakar
• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai
asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih
komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di
Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam
mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard
Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang
ahli geologi.
Beberapa istilah yang terkait
dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data,
informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian
manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah
untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi
dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi
diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses
tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat
berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat
utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen
adalah :
- penghematan waktu (time saving)
-penghematan biaya (cost saving)
-peningkatan efektivitas (effectiveness)
-pengembangan teknologi (technology development)
-pengembangan personel akuntansi (accounting
staff development).
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Computer Based
Information System ( CBIS ) Computer Based Information System (CBIS) atau yang
dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem informasi Berbasis Komputer
merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan
dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi
Manajemen
Dalam sistem yang
dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan
yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis
melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen. Semakin
tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang
berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen Sistem Informasi
Manajemen Computer Based Information System (CBIS)
Kontribusi CBIS
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian
manajemen adalah : 1. penghematan waktu ( time saving ) 2. penghematan biaya (
cost saving ) 3. peningkatan efektivitas ( effectiveness ) pengembangan
teknologi ( technology development) 5. pengembangan personel akuntansi (
accounting staff development ). Sistem Informasi Manajemen
Evolusi Sistem Informasi SIA SIM DSS ES OA
Sistem Informasi
Akuntansi Menggambarkan siste yang memproses aplikasi pengolahan data
perusahaan dan menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari
proses akuntansi Sistem penghasil informasi yang ditujukan pada masalah
tertentu yang diputuskan oleh manajer Sistem Pendukung Keputusan SIM adalah
kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung tujuan
organisasi Sistem Informasi Manajemen
Office Automation Fokus
potensial pada konsultasi. Dengan menerapkan kecerdasan buatan – AI (artificial
Intelligence ), disini computer dapat deprogram untuk malaksanakan sebagian
penalaran logis.bagian dari AI ini yaitu system pakar yang digunakan sebagai
suatu system yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Untuk
memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan
staf kantor melalui penggunakan alat-alat elektronik, disebut dengan OA (office
automation). Expert System
Model sistem informasi SIM SIA DSS OA ES CBIS
Masalah KEPUTUSAN Pemecahan Masalah
Dalam
perjalannya Sistem Informasi Manajemen tidak serta merta langsung menjadi
sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini melainkan ada tahapan-tahapan
perkembangan dari sistem yang terfokus untuk menghimpun,menyimpan dan memproses
data saja sampai terciptanya sistem yang mengelola data tersebut menjadi sebuah
informasi dan dari informasi tersebut terciptalah sistem pendukung keputusan
berikut perinciannya :
1. Fokus awal pada data (EDP)
Sistem
pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di
impelementasikan. Focus utama sistem ini adalah pada data transaksi.sistem
informasi ini digunakan untuk menghimpun , menyimpan dan memproses data
transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari
transasksi.misalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan
transaksi yang sekaligus dapat memvlidasi keabsahan kartu kredit atau
mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada
awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data
prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Fokus baru pada informasi
(SIM)
Tahun 1964
diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara
penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh
pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa
aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi
manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan
adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang
akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan
tersebut.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan (DSS)
Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif
yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan
untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di
mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat
DSS
dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi
dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui ,SIP lebih memfokuskan
diri pada pengendalian transaksi yang merupakan kegitan yang bersifat berulang
dan terdefenisi dengan baik,sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan
laporan bagi manajemen yang sifatnya dinamis.DSS lebih ditunjuk untuk mendukung
manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam situsai yang
kurang terstruktur dan dengan criteria yang kurang jelas.DSS tidak dimaksudkan
untuk mengotomasikan pengambilan keputusan,tetapi memberikan perangkat
interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai
analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.
Spesifikasi DSS :
§ Berfokus pada proses keputusan daripada
proses transaksi
§ Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat
diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
§ Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
§ Mampu memberikan informasi yang berguna
bagi analisis kegiatan manajerial.
§ Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari
masalah besar
§ Memiliki logika yang serupa dengan cara
manajer menganilis situasi yang sama.
§ Memiliki basis data berisi informasi
yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan
eksternal.
§ Memungkinkan manajer untuk menguji hasil
yang mungkin dari serangkaian alternatif.
4. Fokus pada Komunikasi (OA)
Pada waktu
DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office
automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara
para manajer dan pekerja kantor melalui
5. Fokus potensial pada Konsultasi (AI/ES)
Ide dasar
AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis
yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi
sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala
macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah
dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems)
Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah
SIM.
Manajer
membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan
informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu
pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima
bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal
tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based
information sistem).
Mencapai CBIS
Upaya
pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User
Computing, yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan
oleh pemakai sendiri.
Setiap subsistem CBIS melalui proses evolusi
yang disebut siklus hidup system. Tahap-tahap dari siklus hidup system yaitu:
-
Perencanaan
-
Analisis
-
Rancangan
-
Penerapan
-
Pengunaan
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam Perusahaan
beserta contohnya
BERBAGAI
ELEMEN SISTEM
Dari mana pun
asalnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Definisi berikut ini
menjelaskan bahwa :
·
Sistem adalah
kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan
yang berfungsi dengan tujuan sama.
·
Definisi umum ini
akan dianalisis lebih lanjut dalam bagian berikut untuk mendapatkan pemahaman
mengenai bagaimana definisi diaplikasikan dalam perusahaan dan sistem
informasi.
1. Banyak komponen. Sebuah sistem harus berisi lebih dari satu
bagian. Contohnya, sebuah yoyo yang dibuat dari kayu dan diselipkan sebuah tali
adalah sebuah sistem, tanpa tali tersebut yoyo itu bukanlah suatu sistem.
2. Berhubungan.
Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem
tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya,
semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak
memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah
bagian dari sistem tersebut. Contohnya, sepasang sepatu ice-skating dan jaring permainan voli adalah
komponen. Akan tetapi, keduanya tidak memiliki tujuan bersama dan karenanya
tidak membentuk sistem.
3. Sistem versus subsistem. Perbedaan antara istilah sistem dan
subsistem adalah dari segi perspektif. Dalam buku ini, kedua istilah tersebut
dapat saling menggantikan. Sistem disebut subsistem ketika dipandang
hubungannya dengan sistem yang lebih besar dimana sistem tersebut hanya menjadi
bagian dari sistem yang lebih besar. Sama halnya, subsistem disebut sistem
ketika menjadi fokus perhatian.
4. Tujuan.
Sistem harus mengarah ke satu atau beberapa tujuan. Apakah suatu sistem dapat
memberikan ukuran waktu, daya listrik, atau informasi , sistem tersebut tetap
harus mengarah ke suatu tujuan, maka sistem tersebut harus diganti.
5. Dekomposisi sistem. Dekomposisi adalah proses membagi
sistemmenjadi berbagai bagian sistem yang lebih kecil. Ini adalah cara yang
paling baik untuk menyajikan, melihat, dan memahami berbagi hubungan antara
subsistem. Dengan mendekomposisi subsistem, maka dapat disajikan sistem secara
keseluruhan sebagai sebuah hierarki, dan melihat berbagi hubungan antara
subsistem serta subsistem yang lebih tinggi tingkatnya.
6. Interdependensi subsistem. Kemampuan sistem untuk mencapai tujuannya
bergantung pada efektivitas fungsinya dan interaksi yang harmonis antara
subsistemnya. Jika sebuah subsistemyang sangat penting rusak dan tidak dapat
lagi memenuhi tujuan tertentunya, keseluruhan akan gagal memenuhi tujuannya.
Contohnya, jika pompa bahan bakar (subsistem yang sangat penting bagi sisten
bahan bakar) rusak, maka sistem bahan bakar akan gagal memenuhi tujuannya.
KERANGKA
KERJA UNTUK SISTEM INFORMASI
Sistem informasi
(information sistem) adalah rangkaian prosedur formal diman data dikumpulkan,
diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Menunjukkan
system informasi sebuah perusahaan manufaktur yang didekomposisikan menjadi
berbagai subsistem dasar. Perhatikan bahwa dua kelas system umum timbul dari
dekomposisi tersebut: system informasi akuntasi (SIA) dan system informasi
manajemen (SIM). Kerangka kerja ini akan digunakan untuk mengidentifikasi
bidang SIA dan untuk membedakannya dari SIM. Harus ditekankan bahwa figure 1-3
adalh tampilan konseptual. System informasi fisiknya tidak akan diatur menjadi
berbagai bagian yang begitu jelasnya. Sering kali, aplikasi SIM dan SIA
diintegrasikan agar dapat mencapai efisiensi operasional.
Perbedaan antara
subsistem SIA dengan SIM berpusat pada konsep transaksi. System informasi
menerima input, yang disebut transakso, yang akan dikonversikan melalui
berbagai proses menjadi informasi output, yang akan diberikan ke pengguna.
Transaksi terbagi menjadi dua jenis: transaksi keuangan dan transaksi
nonkeuangan. Sebelum membahas perbedaan ini, pertama-tama akan didefinisikan
secara umum mengenai transaksi :
Transaksi (transaction) adalah kegiatan yang memengaruhi
atau merupakan kepentingan dari perusahaanserta diproses oleh system
informasinya sebagai unit pekerjaan.
Transaksi
keuangan (financial
transaction) adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan perubahan
ekuitas perusahaan, dan yang dicerminkan dalam berbgai akun, serta diukur dalam
berbagai ukuran keuangan.
Transaksi
nonkeuangan (nonfinancial
transaction) meliputi semua kegiatan yang diproses oleh perusahaan melalui
system informasi yang tidak memenuhi definisi khusus dari transaksi keuangan.
Contohnya, menambahkan pemasok baru, bahan baku ke daftar para pemasok valid
adalah kegiatan yang dapat diproses oleh sisteminformasi perusahaan sebagai sebuah
transaksi.
Transaksi
keuangan dan transaksi nonkeuangan sangat dekat sekali kaitannya dan sering
kali diproses oleh system fisik yang sama.
SISTEM
INFORMASI AKUNTASI
Subsistem SIA
memproses berbagai transaksi keuangan dan trasaksi nonkeuangan yang
secara lansung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri
atas tiga subsistem:
1. System pemrosesan transaksi (transaction
processing type-TPS), yang mendukung operasi bisnis harian melaui
berbagai dokumen srta pesan untuk para pengguna diseluruh perusahaan.
2. System buku besar/pelaporan keuangan (general
ledger/financial reporting system-GL/FRS), yang menghasilkan laporan keuangan
seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembaliam pajak, serta berbagai
laporan lainnya yang disyaratkan oleh hokum.
3. System pelaporan manajemen (manajemen
reporting system- MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai
laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk
pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan
pertanggungjawaban. Tiap subsistem ini akan dijelaskan kemudian.
PERUBAHAN
PERAN INFORMASI AKUNTANSI
Untuk memperbaiki
efisiensi operasional dan mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar, banyak
perusahaan telah merekayasa ulang sisitem informasinya agar meliputiberbagai
fitur SIA dan SIM. Ini berdampak pada peran trdisional akuntan karena para
akuntan kini mendapat tanggung jawab untuk menyediakan data nonkeuangan yang
handal. Dalam bab-bab berikutnya, akan dipelajari berbagai karateristik dalam
system tradisional dan yang rekayasa ulang, serta akan dipelajari
berbagai model akuntansi alternative seperti REA (resource,events,dan agent)
dan system ERP (enterpris resource planning) yang mengintegrasikan data
keuangan dengan nonkeuangan.
SUBSISTEM
SIA
Sementara ini
akan dibahas secara singkat peran tipa subsistem, yaitu :
1. Sistem pemrosesan transaksi
System pemrosesan
transaksi penting untuk keseluruhan fungsi dari system informasi karena :
a)
Mengonversikan
berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan.
b)
Mencatat berbagi
transaksi keuangan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku besar).
c)
Mendistribusukan
hnformasi keuangan yang penting untuk peronel operasional dalam mendukung
operasi hariannya.
1. Sistem buku besar/pelaporan keuangan
Sistem buku besar
(general ledger system-GLS) dan system pelaoran keuangan (financial reporting
system-FRS) adalah dua subsistem yang earat hubungannya satu sama lain. Akan
tetapi, karena interepedensi operasional keduanya, maka keduanya secara umum
dipandang sebagai satu system terintegrasi GL/FRS. System pelaporan keuangan
mengukur dan melaporkan kondisi sumber daya keuangan serta berbagai perubahan
atas sumber daya tersebut. FRS mengkomunikasikan informasi ini terutama untuk
pengguna eksternal. Jenis pelaporan ini disebut nondiskresioner karena
perusahaan memiliki sedikit atau tidak memiliki sama sekali pilihan dalam
informasi yang disediakannya.
SISTEM
PELAPORAN MANAJEMEN
System pelaporan
manajemen memberikan informasi keuangan internal yang dibutuhkan untuk
mengelola bisnis. Laporan yang umum dihasilkan oleh MRS meliputi anggaran,
lappran kinerja, analisis biaya-volume-laba, serta berbagai laporan yang
menggunakan data biaya (bukan yang historis). Jenis laporan semacam ini disebut
sebagai laporan deskresioner karena perusahaan dapat memilih informasi apa yang
akan dilaporkan dan cara mrnyajikannya.
MODEL
UMUM SIA
Berbagai elemen
dalam model umum adalah :
1.
Pengguna akhir.
Pengguna
akhir dibagi ke dalam dua kelompok umum eksternal dan internal. Pengguna
eksternal meliputi para kreditor, pemegang saham, calon investor, lembaga
pemerintahan, kantor pajak, pemasok dan pelanggan. Para pengguna internal
meliputi pihak manajemen di tiap tingkat dalam perusahaan, serta personel
operasional. Berlawanan dengan laporan eksternal, perusahaan memiliki ukuran
untuk memenuhi kebutuhan para pengguna internalnya. Meskipun terdapat beberapa
konvensi dan praktik umum, laporan internal diatur terutama berdasarkan apa
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Data
versus informasi, data adalah berbagai fakta, yang akan atau
mungkin tidak diproses dan tidak memiliki pengaruh langsung atas pengguna.
Sebaliknya informasi menyebabkan pengguna mengambil tindakan yang akan
dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi sering kali didefinisikan hanya
sebagai data yang diproses. Informasi bagi seseorang adalah data bagi orang
lain. Jadi, informasi memungkinkan penggunanya untuk mengambil tindakan dalam mengatasi
masalah, mengurangi ketidakpastian, serta dalam membuat keputusan.
2.
Sumber data
Sumber data
adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk kedalam system informasi baik
dari sumber internal maupun eksternal. Transaksi eksternal adalah sumber data
yang paling umum untuk kebanyakan perusahaan. Transaksi ini adalah berbagai
pertukaran ekonomi dengan berbagai entitas bisnis dan individu lain di luar
perusahaan. Contohnya, meliputi penjualan barang dan jasa, pembelian
persediaan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas (termasuk untuk penggajian).
Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran atau perpindahan menjadi
barang dalam proses (work in process-WIP), penggunaan tenaga kerja dan overhead
untuk barang dalam proses, konvensi WIP menjadi persediaan barang jadi serta
depresiasi pabrik dan perlengkapan.
3.
Pengumpulan data
Pengumpulan data
adalah tahap operasional pertama dalam system informasi. Tujuannya adalah
memastikan bahwa data kegiatan yang masuk ke dalam system valid, lengkap, dan
bebas dari kesalahan. Terdapat dua aturan yang menentukan dalam desain prosedur
pengumpulan data yaitu relevansi dan efisiensi. System informasi harus hanya
menangkap data yang relevan. Pekerjaan dasar desainersistem adalah menentujan
apa saja yang relevandan tidak relevan. Dia dapat melakukannya dengan
menganalisis kebutuhan pengguna. Hanya data yang pada akhirnya berkontribusi
pada informasi yang dianggap relevan. Tahap pengumpulan data harus didesain
agar dapat menyaring berbagai fakta yang tidak relevan dari system. Prosedur
engumpulan data yang efisien di desain untuk mengumpulkan data sekali saja.
System informasi memiliki kemampuan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan.
4.
Pemrosesan data
Setelah selesai
dikumpulkan, data biasanya membutuhkan pemrosesan agar dapat menghasilkan
informasi. Berbagai pekerjaan dalam tahap pemrosesan data berkisar dari yang
sederhanahingga yang rumit.
MANAJEMEN
BASIS DATA
1. Basis data.
Basis data perusahaan adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan
nonkeuangan.
2. Atribut data. Atribut data adalah bagian mendasar dari calon
data yang berguna bagi basis data. Atribut adalah karateristik logis dan
relevan dari suatu entitas dan yang mengenai hal apa perusahaan menangkap
datanya. Berbagai atribut yang ditunjukkan dalam figure 1-6 adalah logis karena
semuanya berkaitan dengan entitas yang sama-piutang usaha.
3. Record. Record adalah serangkaian lengkap atribut
untuk satu kejadian dalam suatu kelas entitas. Contohnya, nama, alamat, adan
saldo pelanggan adalah satu kejadian dalam kelas piutang uasaha. Untuk
menemukan record tertentu dalam basis data, maka pengguna harus dapat
mengidentifikasikannya secara unik. Kunci untuk record piutang usaha adalah
nomor rekening pelanggan. Ini adalah satu-satunya pengidentifikasiaan unik
dalam kelas record tersebut. Berbagai atribut lainnya memiliki berbagai nilai
yang bias saja berada dalam kelas record tersebut. Berbagai atribut lainnya
memiliki berbagai nilai yang bias saja berada dalam record-record lainnya.
4. File. File
adalah serangkaian record yang lengkap dari suatu kelas yang identik.
Contohnya, semua record piutang usaha dari suatu perusahaan akan membentuk file
piutang usaha. Dalam cara yang hamper sama, file dibentuk untuk kelas-kelas
lain dari record seperti untuk persedian, piutang usaha, dan penggajian. Basis
data perusahaan adalah keseluruhan kumpulan berbagai file semacam itu.
5. Pekerjaan manajemen basis data.
Melibatkan tiga pekerjaan dasar yaitu
penyimpanan, penarikan, dan penghapusan, penarikan adalah pekerjaan mencari dan
mengekstraksi record yang ada dari basis data untuk diproses. Penghapusan
adalah pekerjaan untuk secara permanen memindahkan berbagai record yang using
atau redundan dari basis data.
PEMBUATAN
INFORMASI
Pembuatan
informasi adalah proses menyusun, mengatur, menformat, dan menyajikan informasi
ke para pengguna. Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan
penjualan, laporan yang terstruktur, atau sebuah pesan dalam layar computer.
Apapun bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki berbagi karateristik
berikut ini :
1. Relevan.
Isi dari suatu laporan atau dokumen harus bekerja untuk suatu tujuan. Ini dapat
berupa dukungan bagi keputusan manajer atau untuk pekerjaan staf administrasi.
2. Tepat waktu.
Umur informasi adalah factor yang sangat penting dalam menentukan kegunaannya.
Informasi harus tidak melebihi periode waktu dari tindakan yang didukungnya.
Conthnya, jika seorang manajer mmbuat keputusan secara harian untuk membeli
persediaan dari pemasok berdasarkan laporan status persediaan, maka informasi
tersebut dalam laporan tidak boleh lebih dari atu hari.
3. Akurasi.
Informasi harus bebas dari kesalahan yang signifikan. Akan tetapi, signifikasi
adalah konsep yang sulit untuk diukur. Konsep ini tidak akan memiliki nilai
absolute, ini adalah konsep yang sangat bergantung pada masalahnya. Kadang kita
harus mengorbankan akurasi yang absolute untuk mendapatkan informasi yang
akurat. Oleh karenanya, dalam menyediakan informasi desainer system harus
mencari keseimbangan yang seakurat mungkin dengan ketetapan waktu yang memadai
agar berguna.
4. Kelengkapan.
Semua informasi yang penting bagi sebuah keputusan atau pekerjaan harus ada.
Contohnya, sebuah laporan harus menyediakan semua perhitungan yang dibutuhkan
dan menyajikan pesannya secara jelas serta tidak ambigu.
5. Ringkas.
Informasi harus diumpulkan deduai dengan kebutuhan pengguna. Para manajer dalam
tingkat yang lebih rendah cenderung membutuhkan informasi yang sangat
terperinci. Ketika informasi mengalir melalui perusahaan hingga ke pihak manajer
puncak, maka informasi akan makin ringkas.
UMPAN
BALIK
Umpan balik
(feedback) adalah suatau bentuk outpiut yang dikirim kembali ke system sebagai
sumber data. Umpan balaik dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan
untuk memulai atau mengubah proses. Contohnya, laporan status persediaan akan
memperingatkan staf pengendali persediaan bahwa suatu barang persediaan telah
jatuh kea tau di bawah, tingkat minimum yang dijijnkan.
TUJUAN
SISTEM INFORMASI
Tiap perusahaan
harus menyesuaikan sistem informasi dengan kebutuhan penggunanya. Terdapat tiga
tujuan dasar yang umum didapati di semua system. Tujuan-tujuan tersebut adalah
:
1. Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen. Administrasi mengacu pada tanggung jawab
pihak manajemen untuk mengelola dengan baik sumber daya perusahaan.
2. Mendukung pengambilan keputusan pihak
manajemen. System
informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.
3. Mendukung operasional harian perusahaan. System informasi menyediakan informasi bagi
para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan
hariannya dalam cara yang efisin dan efektif.
PEMEROLEHAN
SISTEM INFORMASI
1. Mengembangkan system yang disesuahkan dari
awal melaui aktivitas pengembangan system internal.
2. Membeli system komersial yang siap pakai dari
para vendor piranti lunak. Perusahaan yang lebih besar dengan kebutuhan yang
lebih unik serta sering kali berubah harus melakukan pengembangan secara
internal.perusahaan yang lebih kecil dan lebih besar dan yang telah memiliki
kebutuhan informasi yang distandarisasi adalah pasar utama untuk piranti lunak
komersial. Tiga jenis piranti lunak yang tersedia adalah :
3. a) System siap
pakai adalah system jadi dan teruji serta siap untuk diimplementasikan.
Biasanya system ini adalah system umum atau system yang disesuaikan untuk
industry tertentu.
4. b) System tulang
punggung, terdiri dari struktur system dasar dimana system akan dikembangkan.
Logika pemrosesan utamanya telah deprogram terlebih dahulu dan vendor kemudian
mendesain antar muka pengguna agar sesuai dengan kebutuhan klien yang
berbeda-beda.
5. c) System yang
didukung vendor adalah system yang disesuaikan dan dibeli perusahaan secara
komersial sebagai ganti dikembangkansendiri secara internal. Berdasarkan
pendekatan ini, vendor piranti lunak akan mendesain, mengimplementasikan, serta
memelihara system untuk kliennya,
SEGMEN
BISNIS
Ada beberapa cara
untuk mengatur segmentasi perusahaan. Tiga pendekatan yang paling umum meliputi
segmentasi berdasarkan :
1. Lokasi geografis
2. Lini produk
3. Fungsi bisnis
SEGMENTASI
FUNGSIONAL
Segmentasi
berdasarkan fungsi bisnis adalah metode pengaturan yang paling umum. Sebagai
gambaran, asumsikan sebuah perusahaan manufaktur yang menggunakan berbagai
sumber daya berikut : bahan baku, tenaga kerja, modal keuangan, dan informasi.
MANAJEMEN
BAHAN BAKU
Tujuan dari
manajemen bahan baku adalah merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan
baku perusahaan. Manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi :
1. Pembeliaan adalah tangung jawab untuk memesan
persediaan dari berbagai pemasok ketika tingkat persediaan jatuh ke titik
pemesanan ulang. Sifat dari pekerjaan ini bervariasi antar perusahaan. Dalam
beberapa kondisi, pembelian kepemasok yang ditunjuk. Di kondisi lainnya,
pekerjaan ini melibatkan permintaaan penawaran dari berbagai penjual yang
bersaiang. Sifat bisnis serta jenis persediaan menentukan sejauh mana fungsi
suatu bagian pembelian.
2. Penerimaan adalah pekerjaaan menerima
persediaan yang sebelumnya dipesan oleg bagian pembelian. Aktivitas penerimaan
meliputi perhitunhan dan pemeriksaan kondisi fisik berbagai barang ini.
Penerimaan adalah peluang pertama, dan mungkin satu-satunya bagi perusahaan
untuk mendeteksi kiriman yang tidak lengkap dan barang yang rusak sebelum
dimasukkan ke dalam proses produksi.
3. Penyimpanan merupakan aktivitas penyimpanan
berbagai persediaan yang diterima dan pelepasan sumber daya ini kedalam proses
produksi ketika dibutuhkan.
Produksi
Aktivitas
produksi terjadi di siklus konversi dimana bahan baku mentah, tenaga kerja, dan
aktiva pabrik digunakan untuk membuat produk jadi. Berbagai aktivita tertentu
ditentukan berdasarkan sifat produk yang diproduksi. Secara umum,
aktivitas-aktivitas tersebut terbagi dalam dua kelas aktivitas pendukung
produksi. Tetapi tidak terbatas pada, berbagai jenis aktivitas berikut ini :
1. Perencanaanproduksi yang melibatkan
penjadwalan arus bahan baku, tenaga kerja, dan mesin untuk secara efisien
memenuhi kebutuhan produksi. Kegiatan ini membutuhkan informasi mengenai status
pesanan penjualan, persediaan bahan baku, persedian barang jadi, serta
ketersediaan mesin dan tenaga.
2. Pengendalian kualitas memantau proses produksi
di berbagai tahap bentuk memastikan bahwa produk jadi memenuhi standar kualitas
perusahaan. Pengendalian kualitas yang efktif dapat mendeteksi masalah sedini
mungkin untuk memungkinkan tindakan perbaikan. Kegagalan dalam melakukan hal
ini dapat mengakibatkan banyak bahan baku dn tenaga kerja yang terbuang
sia-sia.
3. Pemeliharaan menjaga berbagai mesin dan
fasilitas produksi lainnya agar berjalan dengan baik. Proses produksi
bergantung pada pabrik serta perlengkapannya dan tidak menoleransi kerusakan
apapun dalam periode puncak produksi. Oleh karenanya, kunci dari pemeliharaan
adalah pencegahan-menyingkirkan perlengkapanyang dijadwalkan dari operasi untuk
dibersihkan, diservis, dan diperbaiki.
Pemasaran
Pasar perlu
mengetahui dan memilki akses ke berbagai produk perusahaan. Fungsi pemasaran
berhubungan dengan berbagai masalah strategi promosi, periklanan, dan riset
pasar produk. Padad tingkat operasioanal, pemasaran melakukan berbagai
aktivitas rutin seperti memasukkan pesanan penjualan.
Distribusi
Distribusi adalah
aktivitas untuk membuat produk sampai ke tangan pelanggan setelah adanya
penjualan. Banyak yang dapat terjadi sebelum pelanggan mengambil alih
kepemilikan dari suatu produk. Lamanya waktu antara memaksukkan dengan memenuhi
pesanan, pengiriman yang salah, atau barang yang rusak dapat mengakibatkan
ketidakpuasan pelanggan serta hilangnya penjualan.
Personalia
Karyawan yang
kompeten dan handal adalah sumber daya yang berharga bagi sebuah perusahaan.
Tujuan dari fungsi personalia adalah untuk mengelola secara efektif sumber daya
ini. Fungsi personalia yang dikembangkan secara lengkap meliputi perekrutan,
pelatihan, pendidikan lanjutan, konsiltasi evaluasi, hubungan ketenagakerjaan,
dan administrasi kompensasi.
Keuangan
Berfungsi
mengelola sumber daya keuangan perusahaan melalui aktifitas perbankan dan
perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran dan
penerimaan kas, mencatat arus kas harian yang masuk dan keluar dari perusahaan.
FUNGSI
AKUNTANSI
Mengelola sumber
daya informasi keuangan perusahaan.
Fungsi ini
mempunnyai dua peran penting di pemrosesan transaksi, yaitu:
1. Akuntansi menangkap dan mencatat berbagai
pengaruh keuangan dari berbagai transaksi keuangan.
2. Akuntansi mendistribusikan informasi transaksi
ke personal operasional untuk mengkoordinasikan banyak dari tugas mereka.
Nilai
Informasi
Tujuan
informasi adalah untuk mengarahkan kepada pengguna ke tindakan yang seharusnya.
Nilai informasi bagi pengguna ditentukan berdasarkan keandalannya ( reliability ). Agar hal ini dapat terjadi,
informasi harus relevan, akurat, lengkap, ringkas, dan tepat waktu. Jika
informasi yang diberikan tidak andal maka, tidak memiliki nilai dan penggunaan
sumber daya akan menjadi sia-sia
Independensi
Akuntansi
Keandalan
informasi sangat tergantung pada konsep independensi akuntansi. Keputusan
pengguna yang efektif membutuhkan informasi penting oleh sumber yang independen
untuk memastikan integritasnya.
FUNGSI
LAYANAN KOMPUTER
Fungsi layanan
computer berkaitan dengan sumber daya informasi. Berbagai aktivitasnya dapat
diatur dalam sejumlah cara yang berbeda.
Adapun unsur-unsur
yang eksterm dalam fungsi layanan computer adalah:
1)
Pemrosesan Data
Terpusat (centralized data processing)
Semua data
dilakukan oleh satu atau lebih computer besar yang ditempatkan di sebuah lokasi
pusat dan melayani para pengguna di seluruh perusahaan. Fungsi layanan computer
biasanya diperlakukan sebagai pusat biaya yang biaya operasionalnya dibebankan
kembali kepada para pengguna akhirnya.
2)
Administrasi
Basis Data
Perusahaan yang
diatur secara terpusat memelihara sumberdaya datanya dalam lokasi terpusat yang
digunakan bersama oleh pengguna akhir.
3)
Pemrosesan Data
Kelompok
pemrosesan data mengelola sumberdaya computer yang digunakan untuk pemrosesan
rutin transaksi. Ini terdiri atas berbagai fungsi organisasional berikut:
–
Pengendalian data ( data control ) : sebagai perantara antara pengguna akhir
dengan pemrosesan data.
–
Konversi data (data conversion) : menyalin data transaksi
dari bentuk dokumen kertas ke dalam media magnetis / disket yang sesuai untuk
diproses oleh computer.
–
Perpustakaan data ( data library )
: Ruang yang bersebelahan dengan pusat computer dan yang
menyediakan tempat penyimpanan yang aman bagi file data yang tidak aktif
4)
Pengembangan dan
Pemeliharaan Sistem
Kebutuhan sistem
informasi para pengguna dipenuhi melalui dua fungsi yang saling berhubungan.
Para partisipan dalam pengembangan sistem meliputi :
–
Professional sistem meliputi analisis sistem, desainer basis data, dan
pemograman yang mendesain dan membangun sistem. Hasil usaha mereka adalah
sistem informasi yang baru.
–
Pengguna akhir adalah bagi siapa sistem dibangun. Mereka adalah para manajer
yang menerima lpaoran dari sistem dan para personel operasional yang bekerja
secara langsungdengan sistem tersebut sbagai tanggungjawab harian mereka.
–
Pemegang kepentingan adalah orang-orang yang memiliki kepentingan atas sistem
tersebut tapi bukan pengguna akhirnya. Meliputi: akuntan,auditor internal dan
eksternal, dan pihak lain yang mengamati perkembangan sistem.
5)
Pemrosesan Data
Terdistribusi
Alternative
dari model terpusat adalah konsep pemrosesan data terdistribusi ( distributed data processing – DDP). DDp melibatkan
pengaturan ulang fungsi layanan computer menjadi unit pemrosesan informasi (information processing unit – IPU) kecil yang
didistribusikan ke para pengguna akhir dan ditempatkan di bawah kendali mereka.
IPU dapat didistribusikan berdasarkan fungsi bisnis, lokasi geografis. Dalam
tahun-tahun terakhir ini, DDP telah menjadi kemungkinan ekonomi dan operasional
dan telah mengubah secara revolusioner operasi bisnis.
Kelemahan DDP :
–
Hilangnya kendali
–
Perusakan jejak audit
–
Pemisahan pekerjaan yang tidak memadai
–
Peningkatan potensi kesalahan pemograman dan kegagalan sistem
–
Kurangnya standart
Keuntungan DDP :
–
Penghematan biaya
Mikrokomputer dan
minicomputer yang canggih tetapi mahal,yang dari segi biaya efektif untuk
melakukan fungsi khusus, telah mengubah nilai nilai ekonomi pemrosesan data
secara dramatis. Perpindahan ke DDP dapat mengurangi biaya dalam dua area
lainnya:
1) data dapat
dimasukkan dan diedit dalam IPU, dan
2) kompleksitas
aplikasi dapat dikurangi.
–
Peningkatan kepuasan pengguna
Hal ini
didasarkan dari tiga area kebutuhan yang seringkali dibiarkann tak terpenuhi
dalam pendekatan terpusat:
1)
pengguna berkeinginan
untuk mengendalikan sumberdaya yang mempengaruhi profitabilitasnya
2)
pengguna
menginginkan professional sistemyang responsive sesuai situasi pengguna.
3)
pengguna ingin
terlibat lebih aktif dalam pengembangan dan implementasi sistem yang digunakannya.
–
Peningkatan efisiensi operasional.
PERAN
AKUNTAN
1.
Akuntansi Sebagai
Pengguna
Fungsi akuntansi
adalah pengguna layanan computer yang terbanyak. Sebagai pengguna akhir, para
akuntan harus menyediakan gambaran yang jelas mengenai berbagai kebutuhan
mereka pada para ahli yang mendesain sistem mereka. Penyebab utama kesalahan
desain yang mengakibatkan kegagalan sistem adalah akibat dari tidak adanya
keterlibatan pengguna.
2.
Akuntansi Sebagai
Desainer
Tanggung jawab
desain sistem dibagi antara akuntan dengan ahli computer. Fungsi akuntansi
bertanggungjawab atas sistem konseptual, melibatkan spesifikasi criteria untuk
mengidentifikasi pelanggan yang lewat masa bayar dan informasi yang perlu
dilaporkan akuntan menentukan sifat dari informasi yang dibutuhkan, sumbernya,
tujuannya,serta kebijakn yang perlu diterapkan. Dan fungsi computer sebagai
sistem fisiknya adalah media dan metode untuk menangkap dan menyajikan
informasi tersebut.
3.
Akuntan Sebagai
Auditor Sistem
Audit adalah
bentuk dari pembuktian independen yang dilakukan oleh ahli auditor yang
menyatakan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan yang dihasilkan secara
internal bergantubg langsung pada validasi oleh auditor ahli yang independen.
–
Audit eksternal : sebagai auditor sistem terbatas pada fungsi pembuktian dan
yang dijelaskan sebelumnya. Jasa kepastian adalah layanan professional,
termasuk fungsi pembuktian,dan yang di desain untuk meningkatkan kualitas
informasi baik yang keuangan maupun nonkeuangan, yang digunakan oleh para
pembuat keputusan.
–
Audit Internal : adalah fungsi penilaian yang berada dalam
perusahaan. Auditor internal melakukan banyak sekali aktivitas atas nama
perusahaan, termasuk melakukan audit laporan keuangan, mempelajari kesesuaian
operasional perusahaan dengan kebijakan perusahaan, mengkaji kesesuaian
perusahaan dengan kewajiban hokum, mengevaluasi efisiensi operasional,
mendeteksi dan mengejar pelaku penipuan dalam perusahaan serta melaksanakan
audit.
Perbedaan antara
audit eksternal dan internal adalah konstituennya. Auditor eksternalmewakili
pihak ketiga dari luar. Sementara audit internal mewakili pihak kepentingan
pihak manajemen.
Contoh
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada Perusahaan Kripik Tempe Ainier
Keripik
tempe “Ainier” adalah kegiatan usaha yang bergerak dalam bidang pembuatan
keripik tempe. Pada mulanya, keripik tempe “Ainier” hanya memproduksi satu
jenis keripik tempe yaitu keripik tempe original saja. Namun seiring
berkembangnya selera konsumen, keripik tempe “Ainier” menambah jumlah variasi
produknya. Hingga saat ini, keripik tempe “Ainier” telah memproduksi lebih dari
dua puluh rasa keripik tempe. Beberapa variasi rasa keripik tempe antara lain,
rasa udang, sapi panggang, pedas manis, seafood, barbeque, dan masih banyak
variasi lainnya. Keseluruhan dari hasil keripik tempe ini dapat dikatagorikan
baik, karena memiliki berbagai macam rasa, bentuk yang cukup bervariasi, serta
kemasan yang menarik. Bila dibandingkan dengan produk keripik tempe sejenis
(bahkan yang merupakan produk buatan pabrik), keripik tempe “Ainier” tidak
kalah dari dalam segi bentuk, kemasan, rasa, hingga harganya meskipun produk
keripik tempe “Ainier” ini di proses secara manual.
Cara
penjualan yang dilakukan oleh keripik tempe “Ainier” yaitu dengan membuat
keripik tempe sendiri dan memasarkannya melalui toko kecil yang dimiliki
pemilik. Selain menjualnya di toko tersebut, pemilik juga menitipkan produk
keripik tempe “Ainier” ke beberapa toko lain di berbagai tempat yang tersebar
di beberapa daerah di Malang. Tidak berhenti sampai tahap tersebut, pemilik
juga melayani pemesanan produk keripik tempe “Ainier” ini, untuk pemesanan
produk keripik tempe “Ainier” ini biasanya dalam jumlah yang cukup besar dan
tidak hanya dari kawasan Malang saja, terdapat pula pemesanan untuk luar kota
bahkan luar pulau. Secara aliran finansial, keripik tempe “Ainier” ini lebih
memfokuskan diri pada proses penyediaan barang jadi keripik tempe, namun tidak
menutup kemungkinan pula fokus pada pesanan dari pelanggan pada waktu atau
kondisi tertentu seperti hari raya, dll.
Keripik
tempe “Ainier” terletak di kota Malang, lokasi tepatnya yaitu di jalan Sanan
nomor 124. Untuk dapat menuju ke lokasi keripik tempe “Ainier” dari Universitas
Brawijaya dapat di tempuh dengan sarana kendaraan bermotor atau kendaraan umum.
Keadaan lapangan keripik tempe “Ainier” telah memenuhi standar kualitas,
prasarana komunikasi, listrik, air, bersih serta transportasi cukup baik, hanya
saja lokasi keripik tempe “Ainier” kurang strategis karena lokasinya yang tidak
berada pada poros jalan raya melainkan dalam gang gapura industri keripik tempe
Sanan. Keripik tempe “Ainier” tergabung dalam paguyuban industri keripik tempe
di kawasan Sanan tersebut, di kawasan itu terdapat belasan bahkan puluhan
pabrik UKM keripik tempe.
Keripik
tempe “Ainier” memiliki toko yang berfungsi sebagai sarana pemasaran dan
penjualan produk keripik tempe, meskipun ukuran tokonya tidak terlalu besar,
toko ini cukup efektif untuk dapat melayani penjualan kripik tempe. Selain itu,
pada bagian belakang toko, kita dapat melihat langsung proses pembuatan keripik
tempe tersebut.
Peralatan
yang digunakan untuk menunjang proses produksi keripik tempe “Ainier” antara
lain panci, alat pengaduk, pisau, penggorengan, kompor minyak tanah, kompor
gas, mesin pres, dan beberapa alat lainnya. Peralatan yang digunakan memang
tidak sepenuhnya merupakan peralatan yang modern. Hal ini dikarenakan proses
pembuatan keripik tempe yang dikalukan secara manual.
Guna menunjang
proses produksi, keripik tempe “Ainier” mempekerjakan beberapa karyawan.
Karyawan yang dipekerjakan merupakan orang-orang yang berasal dari kalangan
keluarga maupun beberapa dari tetangga atau warga sekitar. Karyawan yang
dipekerjakan dalam proses terbagi menjadi empat bagian pekerjaan, bagian
pengolahan bahan baku, bagian pemotongan tempe, bagian penggorengan, dan bagian
pengemasan. Bagian pengolahan bahan baku terdiri dari dua pekerja, bagian
pemotongan tempe terdiri dari satu orang pekerja, bagian penggorengan tempe
terdiri dari dua orang pekerja, dan bagian pengemasan terdiri dari tiga orang
pekerja. Alasan mengapa bagian pengemasan mendapatkan bagian jumlah pekerja
lebih banyak yaitu karena bagian pengemasan dilakukan secara satu per satu,
berbeda dengan bagian lain yang dapat melakukan prosesnya sekaligus. Upah yang
diberlakukan pada keripik tempe “Ainier” ini terbagi ke dalam dua jenis, upah
harian untuk bagian pengolahan bahan baku, pemotongan, dan penggorengan,
sedangkan untuk bagian pengemasan upahnya tergantung dari berapa hasil kemasan
yang dapat dihasilkan dalam sehari kerja. Jam kerja yang berlaku pada industri
keripik tempe “Ainier” adalah jam kerja yang tergolong baku, jam kerja tersebut
merupakan jam kerja rutin bagi para pekerja. Meskipun memiliki pekerja-pekerja
yang terampil, pemilik keripik tempe “Ainier” tetap melakukan pemantauan dan
pengecekan proses pembuatan keripik tempe secara saksama. Hal ini diharapkan
dapat meminimalisir kerusakan, kecacatan, kehilangan, pengembalian produk, dan
hal-hal sejenisnya.
Sumber :
